Como Organizar una Boda paso a paso

Por donde empezar a organizar una boda

La primera pregunta que se hacen todas las parejas cuando empiezan a planificar su boda es: ¿por dónde empiezo? La respuesta es siempre la misma: por las tres decisiones grandes. Primero, el presupuesto total. Segundo, el número aproximado de invitados. Tercero, el estilo de boda que queréis. Estas tres decisiones determinan todo lo demás.

Sin un presupuesto claro no podéis evaluar ningún proveedor ni espacio. Sin una idea del número de invitados no podéis buscar espacios. Sin un estilo definido no podéis elegir ni la decoración ni la papelería. Estas tres decisiones son el fundamento de todo.

Paso 1: El presupuesto

El presupuesto de una boda incluye todo: espacio, catering, música, fotografía, flores, transporte, invitaciones, vestidos, anillos, luna de miel. Haced una lista de todas las partidas posibles, investigad precios de mercado en vuestra zona, y asignad un presupuesto a cada una.

La regla general es que el catering y el espacio representan entre el 50 y el 60% del total. La fotografía y la música representan otro 15-20%. El resto (flores, invitaciones, detalles) ocupa el 20-30% restante. Ajustad según vuestras prioridades.

Paso 2: La fecha y el espacio

La fecha y el espacio van juntos porque muchas veces el espacio determina las fechas disponibles. Los espacios más populares se reservan con 12-18 meses de antelación y pueden tener pocas fechas libres. Sed flexibles con la fecha si el espacio es el que queréis.

Al visitar un espacio, preguntad siempre: ¿qué está incluido en el precio? (sillas, mesas, mantelía, vajilla), ¿qué proveedores externos se permiten?, ¿cuál es el plan B para la lluvia si es un espacio exterior?, ¿hay servicio de coordinación el día de la boda?

Paso 3: Los proveedores clave

Una vez confirmado el espacio y la fecha, hay que reservar los proveedores que tienen más demanda: fotógrafo, DJ o banda, y officiante. Estos tres tienen agendas que se llenan con mucha antelación y perder a uno de ellos puede ser muy frustrante.

Para los demás proveedores (florista, pastelero, maquilladora, estilista) hay más margen de tiempo aunque siempre es mejor reservar cuanto antes. Si queréis que los carteles y la papelería sean de Cantonce, contactad con 4-6 meses de antelación para tener tiempo de diseñar con calma.

Paso 4: La comunicacion con los invitados

La comunicación con los invitados tiene tres momentos: el “save the date” (6-12 meses antes), la invitación formal (3-4 meses antes) y la comunicación de detalles prácticos (1-2 meses antes). Una web de boda centraliza toda esta comunicación en un solo lugar.

La web de boda está disponible las 24 horas, responde las preguntas frecuentes sin que tengais que contestar cada mensaje individual, y permite actualizar la información en tiempo real. Es una de las herramientas más prácticas que existe para organizar una boda.

Paso 5: Los detalles finales

Con dos meses de antelación, toca el seating plan definitivo, los detalles para los invitados, los discursos y el programa del día. El seating plan es una de las tareas más complejas de la organización porque implica conocer las relaciones entre todos los invitados y distribuirlos de forma que cada uno se sienta cómodo.

El programa del día debe incluir todos los momentos con sus horarios aproximados: ceremonia, cóctel, banquete, primer baile, tarta, fiesta. Compartidlo con los proveedores y con los invitados a través de vuestra web de boda.